Wajib!!! Ini Divisi yang Perlu Ada untuk Setiap Event
www.pexels.com
Ada yang mengatakan masa SMA adalah masa-masa terindah dalam hidup seseorang. Namun, mereka yang bisa merasakan jenjang kuliah, sebagian mungkin akan mengatakan masa-masa menjadi mahasiswa adalah masa terindah. Bagaimana tidak? Mahasiswa bisa dikatakan salah satu manusia paling sibuk di dunia. Tidak hanya kuliah dan tugas yang menumpuk dari dosen, tetapi beberapa mahasiswa juga kerap kali disibukkan oleh berbagai kegiatan kampus. Mulai dari seminar, field trip, kompetisi, hinga sejumlah organisasi kampus yang diikuti. Tak jarang, mahasiswa mengikuti lebih dari satu kegiatan kampus.
Dengan jumlah kegiatan yang segitu banyaknya, tidak heran jika para mahasiswa sering menjadi incaran para senior untuk diajak bergabung dalam suatu kepanitiaan. Biasanya yang menjadi sasaran para senior adalah mahasiswa baru atau bahasa kerennya maba. Sebab, maba biasanya ‘iya iya’ saja jika diajak ikut bergabung dalam kegiatan kepanitiaan.
Sayangnya, sikap ‘iya iya’ ini justru membawa mereka pada kebingungan. Sebab, saat bergabung dengan sebuah kepanitiaan, mereka kerap kali tidak paham apa esensi dan tujuan kepanitiaan itu sendiri. Apalagi, jika ketidakpahamannya membawa mereka pada pemilihan divisi yang ternyata tugas, pokok, dan fungsinya tidak sesuai dengan yang dibayangkan.
8 Divisi yang Harus Selalu Ada di Setiap Acara
Nah, karena itulah kami akan memberikan informasi singkat mengenai seksi yang perlu ada untuk setiap acara kampus atau event apa pun. Sebab, penting sebetulnya bagi para mahasiswa dan siapa pun yang mengikuti suatu acara untuk mengetahui apa saja divisi yang perlu ada untuk setiap event. Yuk, simak!
- Divisi Acara
Divisi ini bertanggung jawab atas seluruh rangkaian acara yang berlangsung. Mulai dari konsep hingga teknis, semua menjadi tanggung jawab divisi acara, meski praktiknya dikerjakan bersama. Bisa dikatakan, disvisi ini merupakan yang paling sibuk dan krusial dalam sebuah kepanitiaan. Bahkan, tidak jarang biasanya jika divisi acara belum ‘bergerak’, divisi lain pun tidak akan ‘bergerak’. Divisi ini tentu cocok bagi Anda yang memiliki banyak ide dan tentunya waktu luang.
- Divisi Humas
Humas adalah singkatan dari hubungan masyarakat. Ia merupakan seni menciptakan pengertian publik terhadap suatu organisasi/individu. Pada sebuah kepanitaan, tanggung jawab humas adalah memberikan informasi, meyakinkan, meraih simpati, dan mengembangkan ketertarikan masyarakat akan suatu acara. Tugasnya dalam kepanitiaan biasnaya membuat perizinan ke berbagai stakeholder, perizinan tempat, dan sebagainya, serta melobi dan membuat pernyataan tertulis. Seorang humas haruslah mereka yang pandai bernegosiasi, lobbying, danbisa berbicara di depan publik.
- Divisi Sponsorship
Tugasnya mencari dana dan media partner dari pihak eksternal kepanitiaan agar acara bisa terlaksana. Sebab, kampus tidak selalu bis amemberikan dana besar untuk setiap kegiatan berskala besar. Untuk Anda yang komunikatif, bkaat marketing, dan pintar bernegosiasi, cocok untuk bergabung di divisi ini.
- Divisi Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi (Pubdekdok)
Divisi ini sebetulnya ada yang digabung, ada yang dipisah maisng-masing. Namun, kerap kali digabung karena memiliki tupoksi yang hampir serupa. Tugas publikasi sudah pasti mempublikasikan acara lewat berbagai media. Tujuannya agar banyak yang tertarik ikut serta, tahu, atau hanya sekedar mendukung acara. Kerja ini bisa dikatakan tidak terlalu rumit, karena mereka yang masuk biasanya yang punya passion mendesain dan memanage media sosial. Sedangkan, tugas dokumentasi adalah mendokumentasikan seluruh rangkaian acara dalam bentuk foto atau video, kemudian mengolahnya menjadi rangkuman keseluruhan acara. Bagi mahasiswa yang hobi fotografi dan videografi, bisa bergabung dengan divisi ini yang biasanya menggunakan peralatan pribadi. Nah, untuk dekorasi karena hanya digunakan sebentar saja, biasanya memang digabung dengan divisi publikasi dan dokumentasi.
- Divisi Konsumsi
Banyak yang sering meremehkan divisi ini. Namun, sebetulnya ini divisi yang vital untuk kesuksesan acara kampus. Apalagi, jika acara yang digelar berkonsep field trip dan harus menginap di suatu tempat. Tugasnya adalah jelas menyediakan makanan dan minuman yang layak selama acara berlangsung dengan jumlah dan saat yang tepat. Biasanya, untuk beberapa acara, paket snack box sering dijadikan pilihan praktis konsumsi untuk pengisi acara, peserta, dan panitia. Dengan memilih pesan snack box biasanya juga lebih menghemat biaya.
- Divisi Logistik
Divisi ini memang kelihatannya hanya mondar-mandir angkat kursi, meja, speaker, mic, dan berbagai peralatan keperluan acara. Padahal, sebenarnya tugas utama divisi ini adalah menyediakan semua peralatan dan perlengkapan kebutuhan acara. Meski hanya sekedar pulpen yang mudah ditemukan, divisi inilah yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut. Divisi ini identik dengan cowok-cowok bertenaga kuat atau cewek-cewek yang tenaganya kuat.
- Divisi Akomodasi dan Trasportasi
Divisi yang satu ini biasanya paling dibutuhkan jika acaranya menginap di luar kampus atau field trip, meski acara seminar pun dibutuhkan. Tanggung jawab utamanya adalah menyiapkan kendaraan dan tempat menginap untuk para pengisi acara, peserta, dan panitia. Untuk kegiatan yang tidak berupa field trip, divisi ini biasanya bertanggung jawab atas kendaraan pengisi acara. Jika banyak peserta datang dari luar kota, biasanya divisi ini juga bertanggung jawab mencarikan tempat penginapan dan kendaraan para peserta yang berasal dari luar kota tersebut. Apesnya, divisi ini sering dimanfaatkan oleh panitia lainnya yang minta diantar-jemput ke tempat-tempat yang jauh.
- Liaison Officer
Biasanya kita kenal dengan singkatan LO, yaitu seseorang yang bertugas utnuk menghubungkan dua lembaga untuk berkoordinasi dna berkomunikasi mengenai kegiatan antar lembaga. Kalau dalam acara kampus, LO biasanya menjadi jembatan antara panitia dan peserta atau panitia dengan pengisi acara. Ada yang bilang, menjadi LO yang penting hanya menyambut kedatangan peserta atua pengisi acara, menemani mereka selama rnagkaian acara berlangsung, dan menyediakan keinginan mereka jika memungkinkan. Maka, menjadi LO bisa hanya bermodalkan gemar tersenyum dan ramah.
Padahal, lebih dari itu, seorang LO haruslah mereka yang mampu komunikatif, tidak lemot, mampu membuat solusi cepat, dan cekatan. Sebab, selain harus menemani peserta atau pengisi acara, LO harus mampu meneruskan segala informasi dari panitia kepada peserta atau pengisi acara secara utuh. Tentu saja, harus mampu juga meneruskan pertanyaan, bahkan komplain apapun terkait acara kepada panitia terkait. LO juga seringkali jadi penilaian pelayanan dari panitia terhadap peserta, partisipan, maupun pengisi acara.
Sebenarnya, masih banyak lagi divisi-divisi lainnya dalam sebuah kepanitiaan. Ada keamanan, medis, merchandising, dan sebagainya. Namun, biasanya divisi-divisi ini tidak selalu ada di setiap acara. Divisi ini digunakan hanya jika dibutuhkan saja. Kalau tidak dibutuhkan sekali, divisi ini tidak akan digunakan. Selain itu, ada juga ketua panitia, sekretaris, dan bendahara atau keuangan. Kami yakin tentu sudah banyak yang paham tugas dan tanggung jawab semua divisi ini, bahkan sejak duduk di sekolah dasar.
Bingung ikut divisi apa? Pertimbangkan, dimana kira-kira Anda bisa memberi kontribusi paling besar.
